Zmiany w obszarze zarządczym oraz administracyjnym oparte są m.in. o lepsze planowanie, optymalizację, wykorzystanie wspólnych zasobów oraz kompetencji i wiedzy pracowników. Prognozowane jest nie tylko rozbudowanie oferty dla mieszkańców, ale co najważniejsze – zwiększenie jej jakości. Spójna oferta programowa będzie tworzona przy zachowaniu specyfiki odrębności filii przez podwyższenie jakości artystycznej realizowanych działań i wykorzystaniu potencjału zasobów osobowych i materialnych. Miejska Strefa Kultury stanie się szansą na zmianę, która przyniesie realizację nowych pomysłów mieszkańców, aktywnie włączy ich w uczestnictwo w kulturze. To także szerokie możliwości nawiązywania partnerstw projektowych, budowania nowej jakości, a dla pracowników, związków zawodowych oraz podmiotów działających i współpracujących z Miejską Strefą Kultury – możliwość zdobywania nowych kompetencji i głębokiego rozwoju.
Rzeczywistość „pandemiczna” jeszcze mocniej uwidoczniła potrzebę zmiany. Fundacja GAP w ramach przedsięwzięcia Open Eyes Economy Summit, opublikowała w listopadzie 2020 raport poświęcony instytucjom kultury, działającym w czasie Covid-19. Wskazuje on, że ważnym odkryciem pandemii stała się potrzeba przeformułowania działań na zwiększenie aktywności w przestrzeni miejskiej, dostępnej mieszkańcom. Pandemia uwidoczniła przestarzałość modelów marketingowych i zarządczych instytucji kultury, które budowane były w oderwaniu od nowoczesnych technologii. Ostatni okres dowiódł potrzeby działań hybrydowych, sieciowej współpracy m.in. przez dzielenia się zasobami i infrastrukturą. Fundacja Centrum Cyfrowe, w kwietniu 2021 opublikowała raport „Kultura w pandemii”: „trudno przewidywać kiedy „normalność” powróci i zdaniem niektórych należałoby raczej przyjąć, że przedpandemiczne funkcjonowanie instytucji kultury nie będzie możliwe przez długi czas. W tej sytuacji niezwykle ważna jest zmiana optyki i planowanie zakładające pandemiczne ograniczenia. Doświadczenie minionego roku stanowi szansę na wdrożenie zmian w sektorze kultury i warto z tej okazji skorzystać, nawet jeśli ograniczenia i cykliczne lockdowny przestaną w niedalekiej przyszłości obowiązywać. Niewątpliwie, wymaga to jednak inicjatywy ze strony kadry kierowniczej, adekwatnego planu wykorzystania/przekierowania zasobów, uruchomienia namysłu strategicznego oraz wsparcia rozwoju kompetencji kadr kultury." Również badania Narodowego Centrum Kultury także sygnalizują konieczność zmian – od merytorycznych po technologiczne.
Ze względu na sytuację pandemiczną oraz doświadczenia wynikające z trudnych rozmów z pracownikami i środowiskiem kultury, Urząd Miasta ponownie będzie prowadził konsultacje z uwzględnieniem wszystkich uwag.
Małgorzata Moskwa-Wodnicka, wiceprezydent miasta Łodzi, mówi: „Wsłuchujemy się we wszystkie głosy środowiska kultury, a także bardzo wnikliwie analizujemy dostępne raporty i materiały, analizujące konieczność reform w obszarze działań instytucji kultury w czasie pandemicznym. Wszystkie zebrane materiały jednoznacznie wskazują na zwiększenie aktywności działań w miejskiej przestrzeni czy zmianę w projektowaniu i planowaniu działań promocyjnych i reklamowych z poszanowaniem i oparciem nowoczesnych technologii. Dlatego chcemy przebudować dotychczasowy model domów kultury, by funkcjonowanie hybrydowe miało swoją bazę technologiczną i wsparcie np. nowocześnie działającego działu marketingu, który będzie obejmował całość działań kulturalnych instytucji. Wraz z Łódzkim Centrum Wydarzeń, rozpoczynamy projekt badawczy, który zobrazuje sytuację kultury w czasie pandemii, włączając się tym samym w działania realizowane w całym kraju. Analiza wszystkich zebranych badań i wniosków z licznych rozmów ze środowiskiem będzie podstawą podejmowania dalszych decyzji.”
Zostaną powołane dwa zespoły, złożone z pracowników domów kultury – w poszczególnych grupach zostaną omówione techniczne i programowe aspekty połączenia instytucji m.in.: systemy księgowe i sposób przeniesienia danych (planowany system OPTIMA), Regulamin organizacyjny oraz inne dokumenty wewnętrzne (BHP i ppoż, Regulamin wynagradzania, Regulamin pracy, Regulamin Zakładowego Funduszu Świadczeń, System kontroli zarządczej, Polityka rachunkowości, Instrukcja inwentaryzacyjna - najważniejsze zapisy), omówione zostaną zobowiązania instytucji (zawarte umowy), Systemy kadrowe (OPTIMA), System zakupu wejść na wydarzenia (eBilety, sprzedaż kasowa, przelew), stan zasobów i mienia instytucji, strony www i media społecznościowe (systemy identyfikacji wizualnej i ewentualne wytyczne związanie z prowadzoną działalnością PR). Pracownicy merytoryczni istotni w zakresie pozyskania informacji dot. przede wszystkim pisanych projektów zewnętrznych, zespołów, prowadzonych zajęć, posiadanych zasobów i organizacji pracy merytorycznej, także zapisów w wewnętrznych dokumentach instytucji.
Mamy nadzieję, że zaproponowany plan uspokoi pracowników i dzięki temu wspólnie wypracujemy najlepszą dla mieszkańców formułę funkcjonowania nowej instytucji dostosowaną do obecnych wymagań współczesności i rzeczywistości pandemicznej. – dodaje Małgorzata Moskwa-Wodnicka.
