Dostępność cyfrowa dokumentów - materiały dla edytorów

Skorzystaj z bazy wiedzy stworzonej przez ekspertów ds. Dostępności Cyforwej z Ministerstwa Cyfryzacji 

Dostępność cyfrowa dokumentów odnosi się do wszelkich wytwarzanych dokumentów. Zarówno tych, które:

• tworzą pracownicy,
• dokumentów czy publikacji powstających na zlecenie Urzędu/jednostki (np. raporty czy publikacje dostępne w formacie PDF) jak i tych, które
• powstają automatycznie za pośrednictwem wykorzystywanego w Urzędzie/jednostce oprogramowania. 

Wymóg dostępności obejmuje m.in: pliki zamieszczane na stronach internetowych, dokumenty wysyłane w korespondencji np.: do mieszkańców, urzędów, w komunikatach prasowych oraz korespondencję wewnętrzną jednostki. W przypadku korespondencji elektronicznej sama jej forma powinna zapewnić dostępność. Na przykład: jeśli wysyłamy komunikat prasowy z zaproszeniem na cykl spotkań w formie grafiki (np.: plakat z harmonogramem), musimy pamiętać, aby treści te były również dostępne w formie tekstowej (w treści wiadomości lub załączonym dostępnym pliku tekstowym).

Poniżej prezentujemy wytyczne umożliwiające stworzenie dokumentów dostępnych cyfrowo, na przykładzie programów z pakietu MS Office. Wytyczne dotyczą aspektów technicznych, mają charakter ogólny i łatwo dają się zastosować do analogicznych narzędzi. Tworząc dokumenty trzeba dodatkowo pamiętać o poszanowaniu zasad prostego języka.

Przejdź do wytycznych:

• MS Word
• MS Excel
• MS Power Point
• Zapis do formatu PDF

1. Tytuł dokumentu
   Każdy dokument musi zawierać tytuł (we właściwościach dokumentu) odzwierciedlający jego zawartość merytoryczną.

2. Język dokumentu
   Język dokumentu musi być oznaczony. Jeżeli w polskim tekście znajdują się fragmenty w języku obcym, należy je właściwie oznaczyć.

3. Nagłówek/stopka dokumentu - W nagłówku lub stopce dokumentu nie mogą znajdować się istotne informacje (np.: adres, numer telefonu kontaktowego) chyba, że są one powtórzone w treści pisma.

4. Wyrównanie tekstu
   Tekst musi być wyrównany do lewej strony. Nie należy justować tekstu.

5. Czcionka
   Tekst musi być zapisany czcionką bezszeryfową (np. Arial, Calibri) o rozmiarze minimum 12 punktów.

6. Interlinia
   Interlinia nie może być mniejsza niż 1,15.

7. Wersaliki i kursywa
   Do wyróżnienia fragment tekstu należy używać pogrubienia. Nie należy używać wersalików (zapisu tylko wielkimi literami) ani kursywy (pochylonego kroju pisma).

8. Podkreślenia i przekreślenia
   Nie należy używać podkreślenia do wyróżniania tekstu. Podkreślony powinien być jedynie tekst będący hiperłączem (linkiem). Nie należy również używać skreślania tekstu.

9. Skróty i skrótowce
   Skróty i skrótowce należy wyjaśniać przy pierwszym użyciu, np.: Narodowy Bank Polski (NBP).

10. Dzielenie wyrazów
    Należy unikać automatycznego dzielenia wyrazów. Nie należy pozostawiać jednoliterowych spójników i przyimków (np. a, o, w, z, itd.) na końcu wiersza.

11. Kontrast i kolory
    Kontrast czcionki względem tła musi być na poziomie co najmniej 4,5:1. W przypadku sąsiadujących elementów graficznych współczynnik ten powinien wynosić co najmniej 3:1.

12. Akapity i odstępy
    Odstęp pomiędzy akapitami powinien wynosić nie mniej niż 2 wielkość czcionki. Nie należy stosować:

    • pustych linii (Entera) do tworzenia odstępów w dokumencie, ani
    • podwójnych spacji między wyrazami
    • zbędnych spacji na końcu akapitu.
    • pustych linii do podziału strony.

13. Style nagłówkowe
    Do tworzenia struktury dokumentu stosuje się style nagłówkowe. Style nagłówkowe w dokumencie muszą zachować hierarchię, czyli np. Nagłówek1 jest najważniejszy, a następne Nagłówek2, Nagłówek3 itd. Wielkości czcionek w poszczególnych poziomach nagłówków powinny być zróżnicowane zgodnie z hierarchią nagłówków.

14. Listy
    Listy należy tworzyć automatycznie. Nie tworzy się list ręcznie, np. przy użyciu myślnika.  W przypadku, gdy kolejność ma znaczenie zaleca się używania list numerowanych, w pozostałych przypadkach punktorów.

15. Tekst alternatywny
    Wszystkie elementy graficzne, w tym wykresy, muszą być opatrzone tekstem alternatywnym lub oznaczone jako dekoracyjne.

16. Tabele
    Tabele w tekście dokumentu są dopuszczalne tylko, gdy zawierają dane tabelaryczne. Nie należy stosować tabel w celu "ładnej" organizacji tekstu, np. jako miejsce na podpisy. Należy tworzyć tabele regularne (o takiej samej liczbie komórek w każdym wierszu tabeli) - nie należy scalać komórek. Tabela musi mieć tytuł określający jej zawartość oraz ustawione nagłówki kolumn. Nie należy tworzyć tabel zagnieżdżonych (tabeli w tabeli).

17. Wykresy
    Wykres musi być opatrzony tytułem. Czcionka legendy i tytułu wykresu nie może być mniejsza niż 12 punktów. Do wykresu należy dołączyć etykiety danych. Należy stosować odpowiednie kontrasty i kolory (patrz pkt. 11 Kontrast i kolory). Dla poprawy czytelności wskazane jest stosowanie deseni. Do każdego wykresu należy dodać tekst alternatywny.

18. Hiperłącza (linki)
    Hiperłącza (linki) muszą być zrozumiałe i czytelne. Tekst będący hiperłączem powinien określać dokąd ono prowadzi. Nie należy stosować hiperłączy opisanych „Tutaj”, „Więcej” itd. oraz hiperłączy w postaci adresu URL, np.: https://bip.uml.lodz.pl/samorzad/akty-prawne-i-projekty-aktow-prawnych/akty-prawne/?tx_edgelegalacts_legalacts%5Bactio

19. Miejsca na wprowadzanie danych i podpisy    
    Należy ustawić pole do wprowadzania danych przy użyciu tabulatora i odpowiedniego podkreślenia. Aby wyznaczyć miejsce na wprowadzenie danych lub podpisu nie należy używać kropek. Nie należy również stosować pustej linii (Enter) poniżej podpisów.

1. Tytuł skoroszytu
   Każdy skoroszyt musi zawierać tytuł (we właściwościach dokumentu) odzwierciedlający jego zawartość merytoryczną.
2. Nazwa arkusza
   Każdy arkusz musi mieć nazwę odzwierciedlającą jego zawartość merytoryczną.
3. Wypełnienie komórki A1
   Dane należy wprowadzać od komórki A1. Nie może ona pozostać pusta.
4. Wyrównanie tekstu
   Tekst musi być wyrównany do lewej strony (nie dotyczy komórek zawierających wartości liczbowe). Nie stosuje się justowania tekstu.
5. Czcionka
   Tekst musi być zapisany czcionką bezszeryfową (np. Arial, Calibri) o rozmiarze minimum 12 punktów.
6. Wersaliki i kursywa
   Do wyróżnienia tekstu należy używać pogrubienia. Nie należy używać wersalików (zapisu tylko wielkimi literami) ani kursywy (pochylonego kroju pisma).
7. Podkreślenia i przekreślenia
   Nie należy używać podkreślenia do wyróżniania tekstu. Podkreślony powinien być jedynie tekst będący hiperłączem (linkiem). Nie należy również używać  skreślania tekstu.
8. Tabele
   Dane należy formatować jako tabele. Tabela musi zawierać nazwę oraz nagłówki. Należy tworzyć tabele regularne (o takiej samej liczbie komórek w każdym wierszu tabeli) - nie należy scalać komórek. Tabela musi mieć tytuł określający jej zawartość oraz ustawione nagłówki kolumn. Nie należy tworzyć tabel zagnieżdżonych (tabeli w tabeli).
9. Scalanie komórek
   Nie należy scalać komórek.
10. Ograniczanie tabel w arkuszu
    Jeśli to możliwe należy stosować jedną tabelę w jednym arkuszu.
11. Prezentacja tabel i wykresów
    Należy prezentować tabelę z danymi i wykres na jednym arkuszu.
12. Wykresy
    Wykres musi być opatrzony nazwą wykresu. Czcionka legendy i opisu wykresu nie może być mniejsza niż 12 punktów. Do wykresu należy dołączyć etykiety danych. Należy stosować odpowiednie kontrasty i kolory (patrz pkt. 15 Kontrast i kolory). Dla poprawy czytelności wskazane jest stosowanie deseni. Do każdego wykresu należy dodać tekst alternatywny.
13. Linki
    Hiperłącza (linki) muszą być zrozumiałe i czytelne. Tekst będący hiperłączem powinien określać dokąd ono prowadzi. Nie należy stosować hiperłączy opisanych „Tutaj”, „Więcej” itd. oraz hiperłączy w postaci adresu URL, np.: https://bip.uml.lodz.pl/samorzad/akty-prawne-i-projekty-aktow-prawnych/akty-prawne/?tx_edgelegalacts_legalacts%5Bactio
14. Tekst alternatywny
    Wszystkie elementy graficzne, w tym wykresy, muszą być opatrzone tekstem alternatywnym lub oznaczone jako dekoracyjne.
15. Kontrast i kolory
    Kontrast czcionki względem tła musi być na poziomie co najmniej 4,5:1. W przypadku sąsiadujących elementów graficznych współczynnik ten powinien wynosić co najmniej 3,0:1.

1. Tytuł prezentacji
   Każda prezentacja musi zawierać tytuł (we właściwościach dokumentu) odzwierciedlający jego zawartość merytoryczną
2. Język prezentacji
   Język prezentacji musi być oznaczony. Jeżeli w polskim tekście znajdują się fragmenty w języku obcym, należy je właściwie oznaczyć.
3. Wyrównanie tekstu
   Tekst musi być wyrównany do lewej strony. Nie należy justować tekstu.
4. Czcionka
   Tekst musi być zapisany czcionką bezszeryfową (np. Arial, Calibri) o rozmiarze minimum 18 punktów.
5. Interlinia
   Interlinia nie może być mniejsza niż 1,15.
6. Wersaliki i kursywa
   Do wyróżnienia fragment tekstu należy używać pogrubienia. Nie należy używać wersalików (zapisu tylko wielkimi literami) ani kursywy (pochylonego kroju pisma).
7. Podkreślenia
   Nie należy używać podkreślenia do wyróżniania tekstu. Podkreślony powinien być jedynie tekst będący hiperłączem (linkiem). Nie należy również używać skreślania tekstu.
8. Skróty i skrótowce
   Skróty i skrótowce należy wyjaśniać przy pierwszym użyciu, np.: Narodowy Bank Polski (NBP).
9. Tytuł slajdu
   Każdy slajd musi mieć niepowtarzalny tytuł.
10. Liczba slajdów
    Należy dążyć do zasady jeden slajd – jeden temat.
11. Ilość tekstu
    Na slajdach nie należy pisać długich zdań, a jedynie krótkie sformułowania w formie haseł, które będzie można rozwijać ustnie.
12. Kolejność odczytu
    Kolejność odczytu poszczególnych elementów slajdu musi być zgodna z jego logicznym układem graficznym. Dla poprawnej kolejności odczytu należy wstawiać slajdy z wbudowanych układów slajdów.
13. Tabele
    Należy tworzyć tabele regularne (o takiej samej liczbie komórek w każdym wierszu tabeli) - nie należy scalać komórek. Tabela musi mieć tytuł określający jej zawartość oraz ustawione nagłówki kolumn. Nie należy tworzyć tabel zagnieżdżonych (tabeli w tabeli).
14. Prezentacja tabel i wykresów
    Należy prezentować tabelę z danymi i wykres na jednym slajdzie.
15. Wykresy
    Wykres musi być opatrzony nazwą wykresu. Czcionka legendy i opisu wykresu nie może być mniejsza niż 14 punktów. Do wykresu należy dołączyć etykiety danych. Należy stosować odpowiednie kontrasty i kolory (patrz pkt. 18 Kontrast i kolory). Dla poprawy czytelności wskazane jest stosowanie deseni. Do każdego wykresu należy dodać tekst alternatywny.
16. Tekst alternatywny
    Wszystkie elementy graficzne, w tym wykresy, muszą być opatrzone tekstem alternatywnym lub oznaczone jako dekoracyjne.
17. Linki
    Hiperłącza (linki) muszą być zrozumiałe i czytelne. Tekst będący hiperłączem powinien określać dokąd ono prowadzi. Nie należy stosować hiperłączy opisanych „Tutaj”, „Więcej” itd. oraz hiperłączy w postaci adresu URL, np.: https://bip.uml.lodz.pl/samorzad/akty-prawne-i-projekty-aktow-prawnych/akty-prawne/?tx_edgelegalacts_legalacts%5Bactio
18. Kontrast i kolory
    Kontrast czcionki względem tła musi być na poziomie co najmniej 4,5:1. W przypadku sąsiadujących elementów graficznych współczynnik ten powinien wynosić co najmniej 3,0:1.
19. Tło slajdów
    Tło slajdów powinno być jednolite oraz nie zawierać znaków wodnych.
20. Przejścia pomiędzy slajdami
    Nie należy stosować automatycznego przejścia pomiędzy slajdami. Należy unikać treści, które migają, błyskają lub szybko się zmieniają.
21. Multimedia w prezentacji
    Do filmów w prezentacji należy dołączyć napisy rozszerzone (jeśli informacje są w nim przekazywane za pomocą dźwięku) lub audiodeskrypcję (jeśli informacje są przekazywane tylko obrazem).
    Do dołączonego dźwięku należy dołączyć transkrypcję.

Podczas zapisywania pliku pakietu MS Office do formatu PDF należy pamiętać o użyciu funkcji "Tagi struktury dla ułatwień dostępu". W programie Word należy dodatkowo zaznaczyć przy zapisywaniu pliku PDF opcję „Utwórz zakładki przy użyciu Nagłówki”.

Uwaga: Skan zapisany do PDF nie jest dokumentem dostępnym cyfrowo.