Regulamin Portalu

Regulamin Portalu "Wsparcie Społeczne w Łodzi"

§ 1 Informacje ogólne

1. Niniejszy dokument stanowi regulamin, o którym mowa w art. 8 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz.U. z 2002 r. poz. 1204, z późn. zm.) i określa zasady, zakres i warunki korzystania przez Usługobiorców z portalu wsparcie.uml.lodz.pl.    
2. Regulamin dotyczy Portalu Wsparcie Społeczne w Łodzi dostępnego pod adresem wsparcie.uml.lodz.pl (zwanego dalej Portalem), powstałego w ramach projektu „Budowa systemów teleinformatycznych wspierających realizację I Etapu Programu Inteligentna Polityka Społeczna w Łodzi – IPS” realizowanego przy współfinansowaniu z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Łódzkiego na lata 2014-2020.

§ 2 Definicje

Określa się następujące definicje, które są wykorzystywane w regulaminie:

1. ePUAP – Elektroniczna Platforma Usług Administracji Publicznej, tj. system teleinformatyczny umożliwiający instytucjom publicznym udostępnianie usług drogą elektroniczną, a obywatelom załatwianie spraw urzędowych poprzez wykorzystanie usług świadczonych drogą elektroniczną.
2. WKIE – Węzeł Krajowy Identyfikacji Elektronicznej (login.gov.pl). Narzędzie służące do uwierzytelniania się w systemach (usługach online) za pomocą środków identyfikacji elektronicznej wydanych przez różne podmioty w ramach systemów identyfikacji elektronicznej.
3. Regulamin – niniejszy dokument.
4. Usługa – usługa świadczona drogą elektroniczną.
5. Administrator Portalu – Urząd Miasta Łodzi.
6. Usługodawca – miejskie jednostki organizacyjne świadczące usługi w obszarze polityki społecznej: Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej w Łodzi, Powiatowy Urząd Pracy w Łodzi, Centrum Świadczeń Socjalnych w Łodzi, Zarząd Lokali Miejskich w Łodzi, Urząd Miasta Łodzi.
7. Usługobiorca – osoba fizyczna, która korzysta z Portalu Wsparcie Społeczne w Łodzi lub z Usług.
8. Konto Mieszkańca – konto Usługobiorcy utworzone w celu umożliwienia korzystania z usług świadczonych drogą elektroniczną na Portalu.
9. RODO - rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE.

§ 3 Warunki świadczenia Usługi

1. Korzystanie przez Usługobiorców z Portalu jest dobrowolne.
2. Warunkiem skorzystania z Portalu, w przypadku o którym mowa w § 4 ust.  2 jest użycie środka identyfikacji elektronicznej WKIE oraz założenia konta na Portalu.
3. Usługobiorca zobowiązany jest do zapoznania się z treścią Regulaminu przed rozpoczęciem korzystania z Portalu.
4. Usługobiorca zobowiązany jest do korzystania z Portalu w sposób zgodny  z zobowiązującym prawem oraz postanowieniami Regulaminu.
5. Korzystanie z Usług Portalu dostępnych na stronie wsparcie.uml.lodz.pl  jest bezpłatne.
6. Usługobiorca korzysta z zasobów Portalu na własną odpowiedzialność.
7. Z zastrzeżeniem ograniczeń wynikających z bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa, Administrator Portalu nie odpowiada za szkody powstałe w związku z korzystaniem z Portalu bądź w związku z niewłaściwym działaniem, błędami, brakami, zakłóceniami, defektami, opóźnieniami w transmisji danych, wirusami komputerowymi, awarią łącza sieci Internet lub systemu teleinformatycznego lub nieprzestrzeganiem postanowień Regulaminu.
8. Administrator Portalu nie ponosi odpowiedzialności za brak dostępu do Portalu z przyczyn niezależnych od Administratora Portalu.
9. Administrator Portalu dokłada wszelkich starań, aby treści Portalu były aktualne, rzetelne i kompletne.
10. Administrator Portalu zastrzega sobie prawo decydowania o zawartości Portalu.
11. Administrator Portalu, w związku z realizacją prac dotyczących administrowania lub modyfikacji funkcjonalności systemu teleinformatycznego, ze względów bezpieczeństwa lub innych przyczyn niezależnych od Administratora Portalu, ma prawo czasowo zawiesić dostęp Usługobiorców do Portalu lub Usług na okres niezbędny do wykonania planowanych prac lub wyeliminowania niepożądanych dla Administratora Portalu skutków zaistniałych okoliczności.
12. Portal może zawierać odnośniki (linki) do stron zarządzanych przez osoby trzecie oraz wykorzystywać Usługi udostępniane przez osoby trzecie.
13. Z zasobów i Usług osób trzecich Usługobiorca korzysta na własne ryzyko. Administrator Portalu nie ponosi żadnej odpowiedzialności za rzetelność, aktualność oraz kompletność danych zawartych na stronach osób trzecich, do których można uzyskać dostęp poprzez odnośniki (linki) oraz poprawność działania Usług udostępnianych przez osoby trzecie.
14. Usługobiorca zobowiązany jest do powstrzymania się od dokonywania w ramach korzystania z Usług jakichkolwiek działań bezprawnych, a w szczególności korzystania z Usług bezpośrednio lub pośrednio w sposób sprzeczny z prawem lub Regulaminem.
15. Usługobiorca ma prawo do zaprzestania korzystania z Usług lub Portalu w każdym czasie.
16. W celu prawidłowego korzystania Portalu Wsparcie UMŁ niezbędne jest:
1. połączenie z siecią Internet,
2. przeglądarka internetowa: Chrome w najnowszej wersji, Mozilla Firefox w najnowszej wersji, Microsoft Edge w najnowszej wersji,
3. włączenie obsługi technologii Java Script oraz tzw. "cookie".
17. Prezentowane na Portalu rekomendacje i wskazówki dotyczące możliwych do uzyskania usług i świadczeń nie stanowią gwarancji przyznania pomocy. Każdy z Usługodawców na podstawie obowiązujących przepisów prawa decyduje o przyznaniu poszczególnych świadczeń i usług.

§ 4 Rodzaj i zakres usług

1. Usługobiorcy korzystający z Portalu mają dostęp do następujących ogólnodostępnych Usług, niewymagających założenia Konta Mieszkańca:
   1. Wyszukaj pomoc dla siebie – umożliwienie wyszukiwania usług, o które klient może się starać na podstawie wypełnionej ankiety na temat własnej sytuacji życiowej,
   2. Baza Wiedzy na temat usług z zakresu polityki społecznej w Łodzi,
   3. Rejestr usług organizacji pozarządowych w Łodzi,
   4. Informacja o wolnych miejscach w noclegowaniach w Łodzi,
   5. Oferta Klubów Integracji Społecznej w Łodzi,
2. Usługobiorcy, którzy zarejestrowali Konto Mieszkańca mają dostęp do następujących Usług:
   1. możliwości składania wniosków elektronicznych:
      1. Dodatek mieszkaniowy i energetyczny, wniosek o potwierdzenie danych do lokalu,
      2. Stypendia i zasiłki szkolne,
      3. Łódzka Karta Dużej Rodziny,
      4. Wnioski o wydanie zaświadczenia,
      5. Wnioski RODO,
   2. wglądu w informacje Usługodawców na temat przyznanych im usług, świadczeń oraz złożonych wniosków,
   3. zarządzania danymi własnego Profilu,
   4. odbioru informacji z komunikatora.
3. Usługobiorca, który składa dokumenty (wnioski elektroniczne), wyraża zgodę na posługiwanie się podpisem zaufanym (PZ ePUAP) w procesach uwierzytelniania i podpisywania dokumentów.

§ 5 Założenie Konta Mieszkańca na Portalu

1. Korzystanie z pełnej funkcjonalności Portalu jest możliwe pod warunkiem założenia przez Usługobiorcę Konta Mieszkańca na Portalu. Niektóre usługi, w szczególności składanie wniosków do Usługodawcy, są dostępne dla Usługobiorców posiadających kwalifikowany podpis elektroniczny, podpis osobisty (e-dowód) lub podpis potwierdzony profilem zaufanym ePUAP (podpis zaufany).
2. Do założenia konta na Portalu i korzystania z jego funkcjonalności wymagana jest akceptacja przez Usługobiorcę niniejszego Regulaminu oraz wyrażenie zgody na przetwarzanie danych osobowych przez Prezydenta Miasta Łodzi w zakresie:
   1. danych zawartych we wniosku o zarejestrowanie Konta Mieszkańca, określonych w § 5 pkt. 4 oraz identyfikatora użytkownika na platformie login.gov.pl.
   2. danych zapisywanych w Koncie Mieszkańca w wyniku korzystania z usług elektronicznych (złożone, archiwalne wnioski elektroniczne, robocze wersje wniosków elektronicznych, zapisane przez Usługobiorcę informacje wskazane w ankiecie w ramach realizacji usługi Wyszukaj Pomoc dla siebie): struktura gospodarstwa domowego oraz informacje o członkach gospodarstwa domowego, sytuacja zawodowa, źródła dochodów oraz miejsce nauki, informacja o stanie zdrowia i niepełnosprawności sytuacja mieszkaniowa, a także inne informacje podawane z inicjatywy Usługobiorcy.
3. Ponadto Usługobiorca wyraża zgodę na podanie nr PESEL w celu odpytania zbiorów danych,  których administratorem jest: Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej Powiatowy Urząd Pracy w Łodzi, Centrum Świadczeń Socjalnych w Łodzi oraz Prezydent Miasta Łodzi, na potrzeby pozyskania informacji niezbędnych do korzystania z funkcjonalności Portalu.
4. Założenie konta osoby fizycznej dokonywane jest po autentykacji poprzez usługę login.gov.pl oraz wypełnieniu wniosku zawierającego wymagane dane: numer PESEL, imię, nazwisko, data urodzenia, miejsce urodzenia, adres zamieszkania, numer telefonu, adres e-mail, informacja o przetwarzaniu danych osobowych i zgoda na przetwarzanie danych osobowych, wskazanie Usługodawcy oraz zakresu danych, do których klient chce mieć dostęp w ramach Konta Mieszkańca. Po podpisaniu wniosku poprzez kwalifikowany podpis elektroniczny lub podpis potwierdzony profilem zaufanym ePUAP bądź podpisem osobistym (e-dowód)  rejestracja konta następuje automatycznie.
5. Usługobiorcom przysługuje prawo dostępu do danych własnego konta, ich poprawiania, aktualizacji oraz usunięcia danych poprzez dezaktywacji.

§ 6 Prawa i obowiązki Usługobiorcy

1. Usługobiorca zobowiązany jest do nieujawniania danych logowania osobom nieupoważnionym. Odbiorca nie ponosi odpowiedzialności za skutki ujawnienia parametrów logowania osobom nieupoważnionym.
2. Zabrania się korzystania z kont innych Usługobiorców oraz udostępniania swojego konta innym osobom.
3. Zabronione jest posiadanie przez Usługobiorcę kilku kont na Portalu.
4. W każdym przypadku zmiany danych wymaganych do rejestracji konta Usługobiorcy, Usługobiorca zobowiązany jest do aktualizacji tych danych.
5. Usługobiorca obowiązany jest do zachowania poufności pozyskanych danych,
   w szczególności w sytuacji pozyskania danych bez tytułu prawnego.

§ 7 Ochrona danych osobowych

1. Administratorem danych osobowych przetwarzanych na Portalu Wsparcie Społeczne w Łodzi jest Prezydent Miasta Łodzi z siedzibą w Łodzi przy ul. Piotrkowskiej 104,90-926 Łódź, tel.: +48 (42) 638-44-44,  fax: +48 (42) 272-60-01, e-mail: lckm@uml.lodz.pl.
2. Administrator wyznaczył inspektora oraz zastępcę inspektora ochrony danych, z którym może się Pani / Pan skontaktować poprzez e-mail iod@uml.lodz.pl. Z inspektorem ochrony danych i jego zastępcą można się kontaktować we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych przez Urząd Miasta Łodzi oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych.
3. Jednocześnie Prezydent Miasta Łodzi, udostępniając funkcjonalność Portalu pozwalającą na wgląd przez klientów w dane administrowane przez Usługodawców, które ich dotyczą, pełni rolę podmiotu przetwarzającego dane osobowe, dla następujących administratorów danych:
   1. Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Łodzi, ul. Kilińskiego 102/102a, 90-012 Łódź, klauzula informacyjna: https://mops.uml.lodz.pl/informacje/ochrona danych
   2. Centrum Świadczeń Socjalnych w Łodzi, ul. Urzędnicza 45, 91-304 Łódź, klauzula informacyjna: https://css.samorzad.lodz.pl/bip/rodo/ochrona-danych-osobowych-i-rodo/
   3. Powiatowego Urzędu Pracy w Łodzi, ul. Milionowa 91, 93-121 Łódź, klauzula informacyjna: https://lodz.praca.gov.pl/ochrona-danych-osobowych
4. Cele oraz podstawy prawne przetwarzania realizowanego w ramach Portalu określa załącznik nr 1 do Regulaminu
5. Podmioty wymienione w pkt. 4.1-4.3 są odrębnymi administratorami danych osobowych w zakresie informacji przekazanych we wnioskach i dołączonych załącznikach w celu realizacji poszczególnych Usług.
6. Pani/Pana dane będą przetwarzane do czasu złożenia przez Panią/Pana wniosku o zamknięcie Konta Mieszkańca na Portalu Wsparcie Społeczne.
7. Dane osobowe mogą być udostępniane innym podmiotom, uprawnionym do ich otrzymania na podstawie obowiązujących przepisów prawa, podmiotom z którymi administrator zawarł umowę powierzenia przetwarzania danych, a ponadto odbiorcom danych w rozumieniu przepisów o ochronie danych osobowych, tj. podmiotom świadczącym usługi informatyczne. Dane osobowe nie będą przekazywane do państw trzecich..
8. W związku z przetwarzaniem danych osobowych, na podstawie przepisów prawa, posiada Pani/Pan prawo do:
   1. dostępu do treści swoich danych, na podstawie art.15 ogólnego rozporządzenia;
   2. sprostowania danych, na podstawie art.16 ogólnego rozporządzenia;
   3. ograniczenia przetwarzania, na podstawie art. 18 ogólnego rozporządzenia.
9. W przypadku, w którym przetwarzanie danych odbywa się na podstawie wyrażonej zgody, przysługuje Pani/Panu prawo do:
   1. dostępu do treści swoich danych, na podstawie art.15 ogólnego rozporządzenia;
   2. sprostowania danych, na podstawie art. 16 ogólnego rozporządzenia;
   3. usunięcia danych, na podstawie art. 17 ogólnego rozporządzenia;
   4. ograniczenia przetwarzania, na podstawie art. 18 ogólnego rozporządzenia;
   5. wniesienia sprzeciwu, na podstawie art. 21 ogólnego rozporządzenia;
   6. cofnięcia wyrażonej zgody, w dowolnym momencie, w formie, w jakiej została ona wyrażona, co w konsekwencji skutkuje usunięciem Pani/Pana danych.
      
      Prawa te są wykonywane przez Panią/Pana również względem tych osób, w stosunku do których sprawowana jest prawna opieka.
10. Ma Pani/Pan prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, iż przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy o ochronie danych osobowych.
11. Dane nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany, w tym również w formie profilowania.

§ 8 Postępowanie reklamacyjne

1. Reklamacje dotyczące świadczenia Usługi mogą być składane z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania Usługi.
2. Reklamacja wymaga formy pisemnej poprzez przesłanie na adres Administratora Portalu albo formy elektronicznej poprzez przesłanie na adres e-mail Administratora Portalu.
3. Reklamacja powinna zawierać imię i nazwisko osoby składającej oraz określenie przedmiotu i okoliczności uzasadniających jej wniesienie.
4. Reklamacje rozpatrywane będą w kolejności wpływu, ale nie później niż w terminie 30 dni. W uzasadnionych przypadkach Usługodawca może przedłużyć termin rozpatrzenia reklamacji o dodatkowy niezbędny czas do rozpatrzenia reklamacji jednak nie dłuższy niż 30 dni, o czym osoba składająca reklamację zostanie poinformowana. Osoba składająca reklamację zostanie poinformowana o sposobie rozpatrzenia reklamacji w formie, w jakiej została zgłoszona reklamacja.

§ 9 Rezygnacja korzystania z usług

1. Złożenie wniosku o zamknięcie Konta Mieszkańca i/lub wycofanie zgody na przetwarzanie danych spowoduje dezaktywację konta oraz usunięcie wprowadzonych przez Usługobiorcę danych. 

§ 10 Postanowienia końcowe

1. Regulamin obowiązuje od dnia opublikowania.
2. Administrator Portalu zastrzega sobie prawo do zmiany Regulaminu.
3. W kwestiach nieuregulowanych Regulaminem stosuje się przepisy obowiązującego prawa.
4. Do oceny praw i obowiązków Usługobiorcy lub Usługobiorców wynikających z Regulaminu właściwe jest prawo polskie.

Administrator Portalu informuje o szczególnych zagrożeniach związanych z korzystaniem z Usług przez Usługobiorców.

Informacja dotyczy zagrożeń, które Administrator Portalu identyfikuje jako zagrożenia potencjalne, które powinny być brane pod uwagę mimo stosowania przez Administratora systemów zabezpieczających infrastrukturę teleinformatyczną przed nieuprawnionym oddziaływaniem osób trzecich:

1. Możliwość działania szkodliwego oprogramowania (np. oprogramowanie malware, robaki internetowe).
2. Możliwość odnalezienia słabości systemu kryptograficznego, a tym samym umożliwienia jego złamania lub obejścia, a w konsekwencji możliwość pozyskania osobistych i poufnych informacji.
3. Możliwość łowienia haseł (phishing) poprzez wysyłanie fałszywych wiadomości elektronicznych przypominających do złudzenia autentyczne i w konsekwencji pozyskanie osobistych i poufnych informacji dotyczących użytkownika.

Załącznik nr 1 Cele i podstawy prawne przetwarzania danych osobowych na Portalu Wsparcie Społeczne w Łodzi