Dostępność

Rozdział 1

Postanowienia ogólne

§1. Urząd Miasta Łodzi, zwany dalej Urzędem, zapewnia obsługę osób ze szczególnymi potrzebami we wszystkich swoich lokalizacjach.

§2. Procedura określa zasady postępowania pracowników Urzędu w przypadku kontaktu z osobami ze szczególnymi potrzebami.

§3. Ilekroć w niniejszej procedurze jest mowa o:

1. Urzędzie - należy przez to rozumieć Urząd Miasta Łodzi we wszystkich lokalizacjach;
2. osobie ze szczególnymi potrzebami - należy przez to rozumieć osobę, która ze względu na swoje cechy zewnętrzne lub wewnętrzne, albo ze względu na okoliczności, w których się znajduje, musi podjąć dodatkowe działania lub zastosować dodatkowe środki w celu przezwyciężenia bariery, aby uczestniczyć w różnych sferach życia na zasadzie równości z innymi osobami; osobą ze szczególnymi potrzebami może być w szczególności: osoba trwale lub czasowo poruszająca się na wózku, osoba trwale lub czasowo poruszająca się o kulach, osoba mająca inne trudności w poruszaniu się, osoba z trwałą lub czasową niepełnosprawnością wzroku, osoba z trwałą lub czasową niepełnosprawnością słuchu, osoba starsza, osoba osłabiona np. chorobą, osoba niskorosła, osoba mająca trudności z wyraźnym mówieniem, osoba z niepełnosprawnością intelektualną, z chorobą psychiczną, z Zespołem Aspergera lub w spektrum autyzmu, kobieta w ciąży, rodzice i opiekunowie z dziećmi, osoba z dużym bagażem, osoba posługująca się innym językiem niż język polski lub słabo władająca językiem polskim, osoba z niskim wykształceniem;
3. pracowniku pierwszego kontaktu – należy przez to rozumieć pracownika Urzędu, który został poproszony o pomoc lub informację w zakresie sposobu załatwienia sprawy przez osobę ze szczególnymi potrzebami;
4. osobie uprawnionej - należy przez to rozumieć osobę doświadczającą trwale lub okresowo trudności w komunikowaniu się.

§1. Dostępność budynków Urzędu Miasta Łodzi została opisana w deklaracji dostępności Urzędu (https://uml.lodz.pl/wsparcie-spoleczne/deklaracja-dostepnosci/).

§2. Za wsparcie osób ze szczególnymi potrzebami w dostępie do usług świadczonych przez Urząd odpowiedzialny jest Koordynator ds. dostępności w Urzędzie Miasta Łodzi.

§3. Osoby ze szczególnymi potrzebami, w razie potrzeby, uzyskują pomoc od pracowników pierwszego kontaktu, pracowników Łódzkiego Centrum Kontaktu z Mieszkańcami lub pracowników Straży Miejskiej, w każdym z budynków Urzędu.

§4. Pracownicy pierwszego kontaktu wychodzą z inicjatywą nawiązania kontaktu z osobą ze szczególnymi potrzebami. Dotyczy to szczególnie osób starszych, osób poruszających się z białą laską lub psem przewodnikiem.

§5. Wchodząc do budynku osoba ze szczególnymi potrzebami ma możliwość uzyskania wsparcia w zapoznaniu się z topografią budynku.

§6. Osoby mające trudności w komunikowaniu się mogą wnioskować o przekazanie wymaganych druków i sposobu załatwienia sprawy w Polskim Języku Migowym, druku powiększonym, w języku łatwym do czytania i rozumienia (ETR) lub w innej dogodnej formie.

§7. Informacje zwiększające dostępność obsługi klienta w Urzędzie Miasta Łodzi, w tym dane kontaktowe koordynatora ds. dostępności, publikowane są na stronie internetowej https://bip.uml.lodz.pl/inne-informacje/koordynator-dostepnosci/

§8.1. Komunikacja pisemna zewnętrzna i wewnętrzna w Urzędzie odbywa się z zachowaniem zasad edycji tekstu, zgodnym z WCAG 2.1. oraz w języku prostym.

2. Wytyczne dot. redagowania tekstu określone są w załączniku nr 3 do niniejszej procedury.

§9.1. Osoby doświadczające trudności z osobistym przybyciem do siedziby Urzędu mogą załatwić sprawę za pośrednictwem następujących środków komunikacji:

1. telefonicznie pod numerem: 42 638-44-44,
2. wysyłając pismo lub wniosek:
   1. faksem na numer: 42 272-60-01
   2. pocztą elektroniczną na adres: lckm@uml.lodz.pl,
   3. za pośrednictwem elektronicznej skrzynki podawczej ePUAP: https://epuap.gov.pl/. Adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej UMŁ na platformie ePUAP: /s551nj3qkq/SkrytkaESP.

2. Osoby głuche mogą kontaktować się z Urzędem przez wideo-tłumacza Polskiego Języka Migowego (PJM). Usługa ta jest dostępna on-line poprzez stronę internetową Urzędu: https://uml.lodz.pl/.

3. W szczególnych przypadkach możliwe jest skorzystanie z usług Mobilnego Urzędnika. Regulamin świadczenia tej usługi reguluje odrębne zarządzenie Prezydenta Miasta Łodzi.

§1. Osoby ze szczególnymi potrzebami mogą być obsługiwane poza kolejnością. W sytuacji, gdy w Urzędzie jest wielu klientów, pracownik ma prawo zaprosić osobę o szczególnych potrzebach do obsługi poza kolejnością.

§2. Pracownik pierwszego kontaktu przeprowadza wstępną rozmowę z osobą ze szczególnymi potrzebami w celu ustalenia charakteru sprawy, a następnie powiadamia odpowiedniego pracownika Urzędu.

§3. Jeżeli istnieją bariery, które uniemożliwiają lub bardzo utrudniają obsługę osoby ze szczególnymi potrzebami na stanowisku pracownika merytorycznego, pracownik ten obsługuje tę osobę w miejscu dla niej dostępnym.

§4. Osoba ze szczególnymi potrzebami ma prawo skorzystać z usługi asystenta, którym jest pracownik merytoryczny odpowiedniej komórki organizacyjnej Urzędu, w zakresie: składania dodatkowych wyjaśnień, pomocy w wypełnianiu dokumentów, odczytywania dokumentów oraz doprowadzenia do konkretnego pokoju obsługi. Asystenta wybiera za każdym razem kierownik wewnętrznej komórki organizacyjnej spośród podległych mu pracowników.

§5. Do Urzędu i wszystkich jego pomieszczeń można wejść z psem asystującym i psem przewodnikiem. Pracownik Urzędu może poprosić właściciela psa o okazanie dokumentów potwierdzających, że pies jest psem przewodnikiem/asystującym.

§6.1. Osoba głucha ma prawo skorzystać podczas wizyty w Urzędzie z wideo-tłumacza Polskiego Języka Migowego (PJM). Urząd świadczy tę usługę on-line poprzez stronę internetową Urzędu: https://uml.lodz.pl/.

2. Rozmowa pracownika Urzędu z osobą głuchą będzie prowadzona w czasie rzeczywistym. Pracownik połączy się z tłumaczem, a ten na bieżąco będzie porozumiewał się z osobą głuchą i z pracownikiem Urzędu.
3. Usługa wideo tłumacza jest bezpłatna, dostępna w godzinach pracy Urzędu i nie wymaga wcześniejszego umawiania.
4. Usługa dostępna jest na każdym stanowisku Urzędu.

§7. 1. Osoby doświadczające trudności w komunikowaniu się mogą załatwiać sprawy w Urzędzie przy pomocy osoby przybranej, którą może być każda osoba fizyczna, która ukończyła 16 rok życia i została wybrana przez osobę uprawnioną.

2. Zadaniem osoby przybranej jest pomoc w załatwieniu spraw w Urzędzie osobie doświadczającej trudności w komunikowaniu się. Osoba przybrana nie jest zobowiązana do przedstawienia dokumentów potwierdzających znajomość Polskiego Języka Migowego (PJM), Systemu Językowo - Migowego (SJM) ani sposobu komunikowania się osób głuchoniewidomych (SKOGN).
3. Osoba uprawniona nie może skorzystać z pomocy osoby przybranej w sytuacji, gdy wnioskowane dane są prawnie chronione ze względu na ochronę informacji niejawnych, a dostęp do nich przysługuje wyłącznie osobie uprawnionej.

§1. Wszyscy pracownicy Urzędu mają obowiązek zapoznać się z zasadami obsługi osób ze szczególnymi potrzebami.

§2. Za zapewnienie dostępu do Procedury obsługi osób ze szczególnymi potrzebami oraz za jej przestrzeganie odpowiedzialni są kierownicy komórek organizacyjnych.

§3. Wszyscy pracownicy Urzędu są zobowiązani do stałej współpracy z koordynatorem ds. dostępności w celu zapewnienia dostępności usług świadczonych przez Urząd.

§4. Jeśli zapewnienie dostępności będzie niemożliwe lub znacznie utrudnione należy niezwłocznie powiadomić koordynatora dostępności: ron@uml.lodz.pl, tel. 42 638-45-40.

§5. Każdy pracownik Urzędu zobowiązany jest do udzielenia wsparcia w postaci wypełnienia dokumentów, wyjaśnienia ich treści oraz odczytania osobom z niepełnosprawnością wzroku, słuchu i niepełnosprawnością intelektualną, jeśli osoba ta nie korzysta ze środków pomocniczych (np. lupa, aparat słuchowy).

§6. W przypadku wypełnienia dokumentów przez pracownika Urzędu treść wprowadzonych danych musi zostać przez pracownika odczytana na głos i zaakceptowana przez osobę, której sprawa dotyczy.

§7. Każdy pracownik Urzędu zobowiązany jest do udziału w kursach, szkoleniach dotyczących obsługi klientów ze szczególnymi potrzebami oraz do podejmowania samokształcenia.

§8. Materiały do samokształcenia dostępne są w INTRZE, w zakładce „Zasady dostępności”.

§9. Każdy pracownik Urzędu ma obowiązek okazania wszelkiej pomocy osobie ze szczególnymi potrzebami, niezależnie od ustalonej procedury obsługi osób ze szczególnymi potrzebami oraz zajmowanego stanowiska.

§1. 1. Osoba ze szczególnymi potrzebami lub jej przedstawiciel ustawowy, po wykazaniu interesu faktycznego, ma prawo wystąpić z wnioskiem o zapewnienie dostępności architektonicznej, dostępności cyfrowej lub dostępności informacyjno-komunikacyjnej, zwanymi dalej wnioskami o zapewnienie dostępności, stanowiącymi załączniki nr 1 i 2 do niniejszej procedury.

2.Wnioski, o których mowa w ust. 1, należy złożyć do koordynatora dostępności w Urzędzie:

1. dostarczając je osobiście do Oddziału ds. Osób Niepełnosprawnych w Wydziale Zdrowia i Spraw Społecznych Urzędu Miasta Łodzi (ul. Zachodniej 47, pokój 15),
2. wysyłając pocztą na adres: Urząd Miasta Łodzi, Wydział Zdrowia i Spraw Społecznych ul. Zachodnia 47, 91-006 Łódź (z dopiskiem: Koordynator dostępności),
3. wysyłając poczta elektroniczną na adres e-mail: ron@uml.lodz.pl.

3. Urząd Miasta Łodzi realizuje zapewnienie dostępności w zakresie określonym we wniosku bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w terminie 14 dni od dnia złożenia wniosku. Jeżeli dotrzymanie tego terminu nie jest możliwe, Urząd powiadamia wnioskodawcę o przyczynach opóźnienia i wskazuje nowy termin, nie dłuższy niż 2 miesiące, od dnia złożenia wniosku o zapewnienie dostępności.

4. Gdy zapewnienie dostępności w zakresie określonym we wniosku o zapewnienie dostępności jest niemożliwe lub znacznie utrudnione, Urząd niezwłocznie zawiadamia wnioskodawcę o braku możliwości zapewnienia dostępności i zapewnia dostęp alternatywny oraz informuje o możliwości złożenia skargi na brak dostępności: do Prezesa Zarządu Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych (w przypadku dostępności architektonicznej i informacyjno-komunikacyjnej) lub do Prezydenta Miasta Łodzi (w przypadku dostępności cyfrowej).

§2. 1. Niezależnie od złożenia wniosków, o których mowa w § 1, każda osoba może poinformować o braku dostępności.

2. Informację, o której mowa w ust. 1, składa się do koordynatora dostępności w Urzędzie, w sposób określony w § 1 ust. 2.

W razie pytań należy kontaktować się z Koordynatorem dostępności w Urzędzie Miasta Łodzi Katarzyną Trędą-Piserą: ron@uml.lodz.pl, tel. 42 638-45-40.