Zgłoszenia zewnętrzne

ZGŁOSZENIA ZEWNĘTRZNE

przekazywane w trybie ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r.

o ochronie sygnalistów

(przedmiotem zgłoszenia mogą być naruszenia prawa, polegające na działaniu lub zaniechaniu niezgodnym z prawem lub mającym na celu obejście prawa,
o których mowa w art. 3 ust. 1 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów)

Przekazywanie zgłoszeń następuje:

1) w formie przesyłki pocztowej, skierowanej na adres Zarządu: ul. Tuwima 36, 90-002 Łódź, przesyłki złożonej w Kancelarii Centrum Usług Wspólnych: ul. Piotrkowska 171/173, 90-447 Łódź lub przesyłki złożonej w siedzibie Zarządu. Przesyłka musi zawierać dopisek: „Zespół ds. Zgłoszeń Zewnętrznych w Zarządzie Dróg i Transportu - do rąk własnych”;

2)  za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres: sygnal@zdit.uml.lodz.pl.

Formularz zgłoszenia pobierzesz tutaj.

Zgłoszenia anonimowe nie są rozpatrywane.

Warunki objęcia sygnalisty ochroną:

Sygnalista podlega ochronie od chwili dokonania zgłoszenia. Zasady ochrony sygnalisty zostały określone w przepisach ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów -ochrona sygnalisty jest zapewniona poprzez:

• ochronę jego tożsamości, chyba że sygnalista wyrazi zgodę na ujawnienie danych;
• udział w procesie rozpatrywania zgłoszenia bezstronnych osób, które zostały zobligowane do zachowania tajemnicy w zakresie informacji i danych osobowych, które uzyskały w ramach przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń zewnętrznych lub podejmowanych działań następczych, także po ustaniu stosunku pracy;
• ochronę przed działaniami odwetowymi, w tym groźbami przed takimi działaniami.

Na żądanie sygnalisty Zarząd Dróg i Transportu wydaje w terminie miesiąca od dnia otrzymania żądania, zaświadczenie potwierdzające, że sygnalista podlega ochronie przed działaniami odwetowymi przewidzianej w ustawie z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów.

Sygnalista, wobec którego dopuszczono się działań odwetowych, ma prawo do odszkodowania, o którym mowa w § 14 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r.
o ochronie sygnalistów (w wysokości nie niższej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w poprzednim roku, ogłaszane do celów emerytalnych w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej „Monitor Polski” przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego), lub prawo do zadośćuczynienia.

Tryb postępowania:

Zgłoszenia naruszeń prawa są przyjmowane, weryfikowane i rozpatrywane przez upoważnionych pracowników Zarządu Dróg i Transportu. Zgłoszenia są rejestrowane w rejestrze zgłoszeń zewnętrznych.

1. W przypadku, gdy zgłoszenie dotyczy naruszenia prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania Zarządu Dróg i Transportu, upoważnieni pracownicy Zarządu Dróg i Transportu podejmują działania następcze oraz kontaktują się z sygnalistą w celu przekazania informacji zwrotnej. W razie potrzeby – zwracają się do sygnalisty o wyjaśnienia lub dodatkowe informacje. W uzasadnionych przypadkach, w celu przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego, Zarząd Dróg i Transportu może przekazać zgłoszenie innej jednostce organizacyjnej, której powierzono zadania w drodze porozumienia.
2. W przypadku, gdy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie nienależącej do zakresu działania Zarządu Dróg i Transportu, jest ono niezwłocznie przekazywane, nie później jednak niż w terminie 14 dni od dnia dokonania zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach - nie później niż w terminie 30 dni, do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych.
3. W przypadku, gdy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa ściganych z mocy prawa, Zarząd Dróg i Transportu zawiadamia o zdarzeniu organy ścigania.
4. W przypadku, gdy zgłoszenie nie dotyczy informacji o naruszeniu prawa, Zarząd Dróg i Transportu odstępuje od jego przekazania, podając sygnaliście ustalenia ze wstępnej weryfikacji zgłoszenia.
5. Zarząd Dróg i Transportu może nie podjąć działań następczych w przypadku, gdy w zgłoszeniu, dotyczącym sprawy będącej już przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia lub zgłoszenia od innego sygnalisty, nie zawarto istotnych nowych informacji na temat naruszenia prawa w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem tego naruszenia. Zarząd Dróg i Transportu poinformuje osobę dokonującą zgłoszenia o takim odstąpieniu. W razie kolejnego zgłoszenia – Zarząd Dróg i Transportu pozostawia je bez rozpoznania oraz informacji zwrotnej.
6. Zarząd Dróg i Transportu – jeżeli przewidują to przepisy odrębne, bez zbędnej zwłoki przekazuje właściwym instytucjom, organom lub jednostkom organizacyjnym Unii Europejskiej informacje zawarte w zgłoszeniu w celu prowadzenia działań następczych w trybie stosowanym przez te instytucje, organy lub jednostki.

Informacja zwrotna:

Sygnalista otrzymuje pisemnie informację zwrotną na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodach takich działań w terminie 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia.
W uzasadnionych przypadkach sygnalista może otrzymać informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia, po poinformowaniu go o tym fakcie przed upływem terminu 3 miesięcy.

Sygnalista otrzymuje również informację o ostatecznym wyniku postępowań wyjaśniających wszczętych na skutek swojego zgłoszenia.

Poufność:

Każde zgłoszenie, wraz z danymi dotyczącymi sygnalisty i osoby, której dotyczy zgłoszenie lub danymi mogącymi umożliwić ich identyfikację, ma charakter poufny. Sygnalista może wyrazić zgodę na ujawnienie swojej tożsamości osobom zaangażowanym w wyjaśnienie zgłoszenia (uczestnikom postępowania wyjaśniającego), co odnotowuje w formularzu zgłoszenia.

Przetwarzanie danych osobowych:

Administratorem danych osobowych jest Zarząd Dróg i Transportu z siedzibą w Łodzi,
ul. Tuwima 36, tel.: 48 42/638-49-11, fax: 48 42/638-49-58, e-mail: zdit@zdit.uml.lodz.pl; dane kontaktowe inspektora ochrony danych: iod@zdit.uml.lodz.pl.

Podstawa przetwarzania danych osobowych:

• Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii (Dz. Urz. UE L 305 z 26.11.2019, str. 17);
• Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych);
• ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów.

Cel przetwarzania:

• przyjęcie zgłoszenia oraz jego wstępna weryfikacja, rozpatrzenie / przekazanie zgłoszenia podmiotowi właściwemu do podejmowania działań następczych (art. 34 ust. 1 ustawy o ochronie sygnalistów);
• przekazanie bez zbędnej zwłoki informacji zawartych w zgłoszeniu zewnętrznym właściwym instytucjom, organom lub jednostkom organizacyjnym Unii Europejskiej, w celu prowadzenia działań następczych w  trybie stosowanym przez takie instytucje, organy lub jednostki organizacyjne, jeżeli przewidują to odrębne przepisy (art. 39 ust. 4 ustawy o ochronie sygnalistów);
• prowadzenie rejestru zgłoszeń zewnętrznych (art. 46 ustawy o ochronie sygnalistów).

Przetwarzanie, o którym mowa powyżej, będzie odbywało się na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c i art. 9 ust. 2 lit. g RODO:

• przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze;
• przetwarzanie jest niezbędne ze względów związanych z ważnym interesem publicznym, na podstawie prawa Unii lub prawa państwa członkowskiego, które są proporcjonalne do wyznaczonego celu, nie naruszają istoty prawa do ochrony danych i przewidują odpowiednie i konkretne środki ochrony praw podstawowych i interesów osoby, której dane dotyczą.

W przypadku wyrażonej przez sygnalistę zgody na ujawnienie danych osobowych, o której mowa w art. 8 ust. 1, 5 i 6 ustawy o ochronie sygnalistów, dane osobowe zostaną udostępnione na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO (osoba, której dane dotyczą wyraziła zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych w jednym lub większej liczbie określonych celów).

Odbiorcy danych:

Ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów zapewnia ochronę poufności tożsamości sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie – ochrona dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie.

Dane osobowe mogą być udostępnione jedynie podmiotom uprawnionym do tego na podstawie przepisów prawa.

Dane osobowe sygnalisty, pozwalające na ustalenie jego tożsamości, nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom, chyba że wyraził on wyraźną zgodę na ich ujawnienie, w sytuacjach określonych w art. 8 ust. 1, 5 i 6 ustawy o ochronie sygnalistów lub, gdy ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa, w związku z prowadzonymi postępowaniami wyjaśniającymi, postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez sądy, w tym w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego osobie, której dotyczy zgłoszenie,
np. na żądanie Policji, prokuratora, sądu.

W momencie przekazania przez Zarząd Dróg i Transportu zgłoszenia organowi publicznemu właściwemu do podjęcia działań następczych, organ ten staje się odrębnym administratorem danych osobowych podanych w tym zgłoszeniu.

Dane osobowe nie podlegają zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu.

Dane osobowe oraz pozostałe informacje w rejestrze zgłoszeń zewnętrznych są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

Sygnaliście i osobie pomagającej w dokonaniu zgłoszenia przysługuje prawo dostępu do swoich danych osobowych i ich sprostowania, prawo żądania ograniczenia przetwarzania oraz wycofania zgody (w przypadku jej wcześniejszego wyrażenia, w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem) i wniesienia sprzeciwu i prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uznają, że przetwarzanie danych osobowych ich dotyczących narusza przepisy rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 4.05.2016, str. 1).

Zgłoszenia anonimowe nie są rozpatrywane. Dane osobowe w nich zawarte są niezwłocznie usuwane.

Działania następcze:

Działania podjęte w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem tego zgłoszenia, w szczególności:

• postępowanie wyjaśniające,
• wszczęcie kontroli / postępowania administracyjnego,
• wniesienie oskarżenia,          
• działania podjęte w celu odzyskania środków finansowych,
• zamknięcie wszczętego postępowania.

Ochrona przed działaniami odwetowymi:

Każde zgłoszenie podlega ochronie na zasadach określonych w obowiązującej Polityce Ochrony Danych Osobowych w Zarządzie Dróg i Transportu.

Wobec sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia oraz osoby powiązanej z sygnalistą nie mogą być podejmowane działania odwetowe ani próby lub groźby zastosowania takich działań. Jeżeli dopuszczono się wobec nich działań odwetowych, mają prawo do odszkodowania, o którym mowa w § 14 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów.

Na żądanie sygnalisty Zarząd Dróg i Transportu wydaje w terminie miesiąca od dnia otrzymania żądania, zaświadczenie potwierdzające, że sygnalista podlega ochronie przed działaniami odwetowymi przewidzianej w ustawie z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów.

Ochrona przed ponoszeniem odpowiedzialności za naruszenie poufności (art. 16 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów):

Dokonanie zgłoszenia nie może stanowić podstawy odpowiedzialności, w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, pod warunkiem, że sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszenie jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z ustawą z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów. W przypadku wszczęcia postępowania w tym zakresie, sygnalista może wystąpić o umorzenie takiego postępowania.

Pełnomocnik Prezydenta Miasta Łodzi ds. Osób Zgłaszających Naruszenia Prawa zapewnia dostępność poufnej porady dla osób rozważających dokonanie zgłoszenia zewnętrznego. Z Pełnomocnikiem można się skontaktować:

1. telefonicznie: 42 272 61 43;
2. osobiście: ul. Piotrkowska 113, 90-430 Łódź, piętro III, pok. 317.

Dane kontaktowe Rzecznika Praw Obywatelskich:

Biuro Rzecznika Praw Obywatelskich

al. Solidarności 77

00-090 Warszawa

tel. centrali: (22) 55 17 700

fax: (22) 827 64 53

biurorzecznika@brpo.gov.pl

Szczegółowe informacje dotyczące dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do Rzecznika Praw Obywatelskich są dostępne pod adresem: bip.brpo.gov.pl/pl/content/sygnalisci.